Облачная онлайн-касса - это современное программное обеспечение (облачный сервис) для удаленного ведения законной торговли. Облачные кассы применяются в интернет-магазинах для проведения безналичной оплаты и часто используются предпринимателями, как альтернатива обычных касс.
Как работает облачная касса
Облачная касса - это кассовая программа с подключенным к ней фискальным накопителем. Она подсоединяется к вашему сайту, с которого вы принимаете платежи. Только покупателю облачная касса выдает не печатный чек, а отправляет электронный по смс или почте.
Фискальный накопитель в облачной кассе - это физическое устройство. Он передает данные о платежах в ФНС и хранит их. Касса с фискальным накопителем находится в дата-центре - специальном хранилище облачных касс.
Как работает облачная касса, которая подключена к интернет-магазину
Клиент оплачивает товар в интернет-магазине банковской картой.
Банк или электронные платежные системы подтверждают поступление платежа.
Информация об успешной оплате передается на облачную кассу.
Удаленная касса формирует электронный чек и отправляет его покупателю. Одновременно передает данные об оплате в ОФД.
Покупатель получает чек на e-mail, а ОФД отправляет данные в ФНС.
Не надо думать о том, как выбрать кассовый аппарат, где его хранить и т.д.
Именно поэтому облачную кассу выбирают владельцы интернет-магазинов,
которые ведут торговлю только через интернет без пунктов выдачи и торговых точек.
Как выбрать облачную кассу
Для начала надо определиться с поставщиком услуг, то есть компанией,
у которой будет арендоваться облачная кассв.
Сравнить варианты по цене, условия обслуживания, почитать отзывы коллег.
Так же следует обратить внимание
на количество транзакций в единицу времени. Для крупных интернет-магазинов иногда требуется несколько виртуальных ККТ.
На наличие дополнительных услуг от поставщика. Регистрация в ОФД, помощь с оформлением документов в ФНС,
техническое сопровождение и обслуживание кассы. Не лишним будет уточнить про дополнительные траты.
Обычно стоимость услуг оператора фискальных данных входит в арендную плату,
а вот фискальный накопитель (ФН) оплачивается отдельно.
ФН бывает на 15 и на 36 месяцев. Например, цена на ФН 15 мес в среднем 7000 рублей в месяц.
Регистрация облачной кассы в ФНС
Регистрация виртуальной кассы в ФНС происходит в несколько этапов:
Получение КЭП
КЭП или квалифицированная электронная подпись - это регламентированная 63-ФЗ специальная подпись, которая придает юридическую силу документам без каких-либо дополнительных условий. Часто КЭП еще называют ЭЦП (электронная цифровая подпись).
Для получения КЭП предприниматель обращается в удостоверяющий центр. Список центров находится на сайте ведомства Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникации РФ по ссылке .
Необходимые документы для получения подписи:
паспорт
СНИЛС
ИНН
ОГРНИП
Срок изготовления 1-2 дня.
Выбор кассы
Выбор кассы, точнее того, у кого будет эта касса арендоваться
Регистрация на сайте поставщика облачных касс
Регистрация на сайте поставщика облачных касс (необходимо заполнить небольшую анкету) и заключение договора с ним.
Регистрация кассы на сайте ФНС
Регистрация кассы на сайте ФНС с помощью электронной подписи и заключение договора с ОФД. Обычно это услугу оказывают арендодатели. Не рекомендуеся самостоятельно проходить регистрацию. Процедура непростая и есть риск допустить ошибку. Тогда фискальный накопитель будет испорчен и придётся покупать новый.
Настройка кассы
Настройка кассы для работы также производится арендодателем.
Плюсы и минусы облачных касс
Преимущества:
Нет затрат на покупку физической ККМ. Предприниматель просто оформляет аренду виртуальной кассы и платит в среднем от 1500 рублей в месяц.
Централизованное техническое обслуживание. Не придется каждый раз при сбоях программы вызывать специалиста и платить. Достаточно просто обратиться в службу технической поддержки поставщика услуг.
Удаленный контроль. Обычно компании-арендодатели облачных касс предлагают предпринимателю отслеживать все транзакции с помощью личного кабинета.
Основной недостаток в использовании виртуальной кассы - оплата покупок производится только с помощью банковских карт. 54-ФЗ разрешает выслать клиентам электронные чеки, поэтому если товары продаются только через интернет-магазин, то это не проблема.
Но для формирования бумажных чеков на пункте выдачи, например, при приеме платежей или продаже товаров, понадобится физическая онлайн-касса.
И с точки зрения оптимизации затрат удобнее не устанавливать дополнительную кассу, а использовать одну для приема платежей с сайта и пункта выдачи.
И в этом случае стоит присмотреться к физическим онлайн-кассам, которые также работают на облачных технологиях. Такие кассы устанавливаются в пункте выдачи или выдаются курьеру и подключаются к интернет-магазину.
Если клиент оплачивает покупку в интернет-магазине, касса фоном печатает чек, отправляет его покупателю и передает данные в ОФД. То есть не мешает, когда кассир выбивает бумажные чеки.
